Электронный архив: нормативное, организационное и техническое обеспечение

ПРОГРАММА КУРСА «ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ: НОРМАТИВНОЕ, ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ»

Модуль 1.

Законодательство в сфере архивного дела, в области информатизации и управления документацией.

Обзор существующей нормативно-правовой базы и анализ действующих и готовящихся законодательно-нормативных актов, направленных на дальнейшее совершенствование законодательства в области управления документацией, в том числе в электронной форме. Рекомендации на что следует обратить внимание и какая существует ответственность за нарушения законодательства.

Требования к архивному хранению электронных документов.

Технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. 

Проблемы архивного хранения электронных документов и способы их решения.

Обеспечение долговременной сохранности документов.

Модуль 2.

Системы электронного документооборота и электронные архивы: связь и различия.

Рынок систем управления документами и электронных архивов. Наиболее распространённые решения, плюсы и минусы.

Особенности жизненного цикла электронных документов в сравнении с бумажными. 

Вопросы создания архива электронных документов организации.

Хранение электронных документов на физически обособленных носителях и в составе информационной системы.

Функциональные, системно-технические и другие требования к системам хранения электронных документов.

Регламентация работы с электронными документами в локальных нормативных актах организации. 

Рекомендации по созданию системы управления информационными массивами электронного архива организации

Технологии включения документов в информационную систему электронного архива.

Комплектование электронного архива. Хранение и обеспечение сохранности электронных документов.

Специфика учёта электронных документов. Доступ к электронным архивным документам в процессе их хранения и использования.

Вопросы передачи электронных документов на хранение в государственные архивы.

Модуль 3.

Понятие электронной подписи и краткий обзор законодательства в этой области.

Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Новые полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи.

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей.

Аккредитованный удостоверяющий центр. Аккредитация удостоверяющего центра.

Федеральный государственный надзор в сфере электронной подписи.

Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физического лица.

Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных организаций, а также нотариусов.

Хранение документов, подписанных электронной подписью.

Модуль 4.

Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов.

Использование номенклатуры дел как одного из системных справочников системы электронного документооборота (СЭД). Реализация возможностей работы с номенклатурой дел в программных продуктах, используемых для создания СЭД.

Гибридные дела и дела, ведущиеся в электронной форме. Вопросы их отображения в номенклатуре дел.

Номенклатура дел и управление сроками хранения документов (бумажных и электронных).

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Итоговая аттестация.

Слушатели смогут получить консультацию как по первым шагам по организации электронного архива, так и по направлениям развития и модернизации имеющейся системы.