Ответы экспертов на вопросы слушателей
Ответы экспертов на вопросы слушателей
Уважаемая Наталья Александровна!
Чем в настоящее время должны руководствоваться акционерные общества при определении сроков хранения технической документации? В Перечне о нём нет ни слова у регулятора.
Относительно «иных», но управленческих документов АО, письмо 03-33/пс предписывает опираться на Перечень 2000 г.- недействующего на настоящий момент? Либо, не смотря на авторство Министерства культуры РФ, сменивший его Перечень 2010?
Ответ Натальи Александровны Храмцовской:
Согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации», п.1 ст.17, сроки хранения документов устанавливаются законами, подзаконными нормативными правовыми актами и отдельными Перечнями – именно в таком порядке. Перечни применяются лишь в той мере, в какой они не противоречат действующему законодательству (это важный момент, поскольку ошибок в Перечнях более чем достаточно, они быстро устаревают и редко актуализируются).
За единственным исключением (касающимся обработки персональных данных), организации вправе увеличивать сроки хранения документов в соответствии со своими деловыми и иными потребностями.
Таким образом:
- Там, где есть прямые требования законодательства, можно ссылаться непосредственно на них (см., например, федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст.89; закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс (ч.1 ст.23 п.8 и др.) и т.д.);
- Согласно Постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (в котором, обратите внимание, ряд сроков хранения в Постановлении установлен непосредственно), акционерным обществах следует в перечисленных случаях руководствоваться Перечнем 2000 года. В арбитражной судебной практике в основном признано, что Перечень 2010 года является законным «правопреемником» Перечня 2000 года (хотя отдельные суды и продолжают упорно ссылаться на Перечень 2000 года). В этих двух перечнях сроки хранения в основном предлагаются одни и те же. В случае несовпадения сроков – если вопрос важный – желательно обратиться к законодательству и судебной практике, и проконсультироваться с юристами.
- Перечень 2007 года, как и Перечень 2010 года, опирается на п.3 ст.6 Закона об архивном деле («Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней») и является, таким образом, вполне законным инструментом для установления сроков хранения – с той же оговоркой: если он не противоречит действующему законодательству (замечу, что многие статьи этого Перечня, особенно раздел об электронных документах, сильно противоречит не только закону, но и здравому смыслу). Если сроки по Перечню 2007 года расходятся со сроками по Перечню 2010 года – опять же стоит посоветоваться с юристами и подумать о собственных интересах.
- На Перечни, вообще говоря, часто лучше смотреть как на методические документы. Предлагаемые ими сроки обычно являются той «отправной точкой», с которой начинаются дальнейшие исследования вопроса – и не более того! В том же качестве можно использовать и любые другие существующие ведомственные, специализированные и иные перечни, в том числе и старые, порой ещё советского периода (это обычная практика в целом ряде отраслей).
Следует иметь в виду, что на практике организацию практически никогда не наказывают за неисполнение указаний Перечней как таковых. Либо регуляторы наказывают за нарушение установленных законами и подзаконными нормативными актами требований о сохранении документов определенных видов, либо организация несёт потери, не имея возможности защитить свои позиции в споре из-за отсутствия документов. Иногда организация сталкивается с неприятностями и из-за избыточно длительного хранения документов (ведь, по сути дела, право уничтожить документы по истечении сроков хранения – это право на амнистию мелких грешков).
Стоит также отметить, что особенно часто на Перечни управленческих документов любят ссылаться акционеры, желающие получить доступ к документам общества – но они при этом обычно пытаются использовать их в несколько ином качестве, а именно, как списки подлежащих сохранению обществом документов.
На предприятии инженер по безопасности дорожного движения в принудительном порядке заставляет подписать соглашение о предоставлении персональных данных для получения информации в ГИБДД о нарушениях ПДД водителями, работающими непосредственно по профессии в данной компании. Правомерны ли такие действия?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Если эти данные нужны для осуществления деятельности организации (то есть какие-то обязательные бизнес-процессы этого требуют), то да.
Например, я могу не давать данные о себе в отдел кадров, но тогда меня не примут на работу. Я могу не давать свои данные в магазин ОБИ о том, что я купила квартиру, но тогда мне не дадут карту новосела со скидкой, так как ее дают только если есть подтверждение, что я новосел.
На предприятии обязательно должно быть положение о персональных данных в соответствии с ТК РФ, в котором должно быть прописано, какие данные должны предоставляться работником. Если его нет, а персональные данные предоставляются и обрабатываются — это нарушение закона.
Можно ли в нижнем колонтитуле исходящих писем добавить эмблему сертифицирующего органа ISO 9001 и штамп членства СРО –С-029-18082009 (требование условий членства) . В ГОСТе ничего про это не сказано.
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Размещение дополнительной информации в нижнем колонтитуле делового письма не запрещено. Но это необходимо прописать в инструкции по делопроизводству.
В нашей организации руководитель имеет должность: Директор БЕ «СМРМ», но наши Заказчики не воспринимают внутрикорпоративные термины,можно ли сократить название должности в исходящих письмах на – Директор?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Сокращение наименования организации или его отделов в деловом письме возможно, если в заголовочной части бланка письма оно хотя бы один раз прописано полностью (например, в бланке письма – Центр профессионального образования в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела (ЦПО ДИТАД), ниже по тексту разрешается писать директор ЦПО ДИТАД).
Как правильно — «Утверждаю» или «Утверждено» , «Согласовано» или «Согласовываю»?
Ответ Кожановой Евгении Николаевны:
Если документ утверждается, то — «Утверждено», если личной подписью руководителя — «Утверждаю». «Согласовано» ставится всегда, понятия «согласовываю» в делопроизводстве нет.
Сколько хранятся приказы об отпусках (ежегодные оплачиваемые отпуска), работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
В соответствии со ст. 19 б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда хранятся 75 л. ЭПК. Отметка ЭПК означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
У нас на предприятии существует дело в электронном виде с заголовком «Служебные записки-основания к приказам по основной деятельности» (срок хранения на основания ПЭК –постоянный), но также в наличии имеются служебные записки, которые не выделены в отдельное дело, но также являются основанием к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Подскажите, пожалуйста, стоит ли выделять их в отдельные дела и какой срок хранения будет у служебных записок, которые являются основанием к приказам по л/с (срок хранения 75 лет)?
Ответ Храмцовской Натальи Александровны:
Типовой перечень 2010 года в большинстве случаев рекомендует устанавливать для служебных записок срок хранения 5 лет ЭПК (ст.ст. 7, 87, 88, 89, 679, 861, 875) или просто 5 лет (ст.ст. 665, 890). В ряде случаев сроки могут быть и короче — 1-3 года (ст.ст.203, 587. 774, 779). В большинстве случаев перечисленные в этих статьях записки могут быть основаниями к приказам.
Постоянный или длительный срок хранения, согласно Перечню, устанавливается лишь для очень специфических служебных записок – например, о фактах склонения госслужащих к коррупции (ст.680). о служебных проверках госслужащих (ст.682), об охране объектов культурного наследия (ст.804).
С моей точки зрения, длительный срок хранения имеет смысл устанавливать только тогда, когда организация либо обязана длительно хранить документы по закону, либо в случае, когда эти документы необходимы самой организации – например, для защиты интересов организации и её сотрудников либо в качестве исторической памяти. Приказы по личному составу хранятся долго потому, что они в настоящее время необходимы для подтверждения пенсионных прав сотрудников. Служебные записки, ставшие основанием к этим приказам, в этом смысле ничего не добавляют, — поэтому я бы ориентировалась на срок 5 лет ЭПК, который удобен ещё и тем, что дает возможность (если у Вас ЭПК действительно работающая) по истечении 5 лет продлить срок хранения части документов, которые по-прежнему будут представлять ценность для организации.
Что касается выделения служебных записок в отдельные дела, то это зависит от того, как в организации ведётся делопроизводство и как удобнее действовать. Для кого-то удобнее формировать отдельные дела, а кого-то– хранить служебные записки вместе с соответствующими приказами, особенно при ведении делопроизводства в электронном виде. В последнем случае стоит подумать о том, что для организации менее накладно и рискованно – проводить выделение служебных записок к уничтожению либо хранить их вместе с приказами. Выбранный вариант действий желательно утвердить решением экспертной комиссии.
Существует некое дело, переходящее с 2003 года (срок хранения данного дела 5 лет), 1-й том дела ведется в период с 2003 по 2004 гг, 2-й – с 2004 по 2006 гг, 3-й – 2006-2008 гг. в 2008 году данное дело закрыли. Как нам необходимо проводить процесс уничтожения томов дела? каждый в свой срок или же все тома уничтожить в один год спустя 5 лет после закрытия дела?
Ответ Храмцовской Натальи Александровны:
С моей точки зрения, к этому вопросу нужно подходить неформально, обращая внимание на состав документов в деле и их взаимосвязи. Если в дело формируются однотипные, не зависящие друг от друга документы (например, служебные записки на выдачу канцтоваров и расходных материалов), то каждый его том вполне можно уничтожить в свой срок. Если же дело в целом относится к одному и тому же вопросу и соответствующие документы тесно взаимосвязаны (например, досье по клиенту, объекту или проекту), то в этом случае срок хранения лучше отсчитывать от момента закрытия дела в целом.
Как обычно, при принятии соответствующего решения желательно проконсультироваться с юристами и с представителями деловых подразделений, работающих с данными документами.
Уважаемая Наталья Александровна!
В нашей организации должностные инструкции, согласно Перечню типовых управленческих документов…, хранятся постоянно. Ими забит весь кадровый архив. Есть ли смысл хранить ДИ давно уволившихся сотрудников. Есть ли сроки давности указанных документов, для чего они ещё могут понадобиться. Чем можно руководствоваться при составлении актов на уничтожение?
Ответ Храмцовской Натальи Александровны:
Сначала немного истории: До 2000 года длительный срок хранения был установлен только для типовых должностных инструкций организаций-источников комплектования государственных архивов, а для прочих организаций использовался 3-летний срок хранения (после замены новыми). Этот срок до сих пор сохранился в ряде ведомственных перечней, не обновлявшихся с 1980-х годов.
В 2000 году в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (ст.35) был установлен срок хранения для должностных инструкций: по месту разработки и утверждения – постоянно, в прочих организациях – 3 года после замены новыми. Разделения инструкций на типовые и индивидуальные ещё не было.
27 октября 2003 года Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве рассмотрела предложение ЭПК Управления архивами Правительства Свердловской обл. об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) и заключения экспертов по этому вопросу (к сожалению, в решении ЦЭПК не приводится обоснование данного предложения).
ЦЭПК при Росархиве решила внести изменения в ст. 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), изложив ее в следующей редакции:
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
| 35 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):а) типовые (примерные) | ||
| — по месту разработки и утверждения | Постоянно | ||
| — в прочих организациях | 3 г. <1> | <1> После замены новыми. | |
| б) индивидуальные (персональные) | 75 л. ЭПК <1> | <1> В составе личных дел. |
Этот срок хранения сохранился и в Перечне 2010 года.
Текущее положение дел: Согласно ст.77 действующего перечня 2010 года, типовые должностные инструкции хранятся постоянно, а индивидуальные – 75 лет. «Зеркальная» ст.80 устанавливает сроки хранения должностных регламентов государственных и муниципальных служащих.
Судебная практика показывает, что до сих пор многие организации не в курсе изменения сроков хранения должностных инструкций и продолжают их (как умышленно, так и неумышленно, например, пользуясь ведомственными перечнями, выпущенными ещё в советское время) уничтожать. Суды на это нарушение пока внимания не обращают.
Удлинение сроков хранения должностных инструкций связано с защитой трудовых и пенсионных прав работников. Нередко должностные инструкции используются спустя много лет в качестве одного из доказательств при подтверждении, например, льготного трудового стажа. Ещё чаще они используются сторонами в ходе трудовых споров, но такие споры обычно происходят в пределах 3 лет. Подписанные сотрудниками должностные инструкции могут также использоваться и в иных ситуациях, например, в качестве доказательства добросовестности действий организации.
Если работники претендуют на какие-либо льготы, связанные с особенностями условий их труда, то несохранение должностных инструкций может привести к потере этих льгот, и об этом желательно помнить. В остальных случаях организация, скорее всего, ничем особенно не рискует, сохраняя должностные инструкции не менее 3-5 лет.
Я бы также предложила организации оценить менее радикальное решение – изучить возможность передачи этих документов на дешёвое внеофисное хранение.
Какие виды нормативно-правовых актов обязательно издавать в организации?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Для регулирования процесса делопроизводства и деятельности службы документационного обеспечения управления в организации необходимо издание следующих документов:
- Положение о службе документационного обеспечения управления
- Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления
- Инструкция (регламент) по документационному обеспечению управления (делопроизводству)
- Порядок работы с предложениями, заявления, жалобами граждан
- Правила (инструкция) работы с конфиденциальными документами
- Номенклатура дел организации
Возможно, также издание дополнительных организационных нормативно-методических документов по основным процессам делопроизводства:
- обработка входящих, исходящих и внутренних документов
- регистрация документов
- контроль за исполнением документов
Можно ли опираться на приказ Минкультуры №260 от 11.05.2010 «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» для разработки документов, ведь он утратил силу?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 «о типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260, следовательно, использовать его в работе нельзя. В настоящее время для постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти необходимо руководствоваться Постановлением Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти».
Какие документы нужно заверять печатью?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо. Печать один из реквизитов, придающих юридическую силу документам. В настоящее время различают три вида печати:
- гербовые
- печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати
- простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.).
В Государственной системе документационного обеспечения управления. (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых проставляется печать. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрению организации, дополнены другими документами.
В ГСДОУ указано, что гербовой (головной) печатью организации заверяются:
- копии учредительных документов;
- договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;
- штатное расписание и изменения к нему;
- акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);
- гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
- доверенности;
- соглашения;
- чековые книжки;
- платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);
- банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;
- архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;
- отчеты установленной формы и пр.
Следовательно, не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и информационного характера, а также на распорядительных документах оттиск печати не проставляется, а вот на гарантийных письмах он обязателен. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно ставится печать. Причем, если в организации применяются печать организации и структурных подразделений, то необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.
Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Для составления номенклатуры дел составляется классификатор индексов подразделений. На основании чего его можно составить?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Последовательность расположения индексов структурных подразделений в номенклатуре дел соответствует утвержденной структуре организации.
В нашей организации есть несколько филиалов. Как правильно составить штатное расписание: оно должно быть одно или несколько – отдельно на каждый филиал отдельно?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Организационную структуру, численность работников и штатное расписание головная организация определяет самостоятельно, с учетом своих структурных подразделений. Таким образом, штат филиала включается в штатное расписание головной организации, что позволяет руководителю юридического лица определить оптимальную организационную структуру филиала, максимально соответствующую цели его создания. Штатное расписание организации в целом утверждается руководителем головной организации, а в филиал направляется выписка из штатного расписания в части, касающейся данного филиала.
Кто может продлить срок исполнения документа?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Как вносятся изменения в должностные инструкции?
Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:
Внесение изменений в утвержденный документ, каковой является инструкция, не предполагается. Изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции.