Проектный документооборот
Бизнес-семинар, в корпоративном формате, от 12 часов
Уникальность проектной деятельности связана всегда с факторами дефицита времени и человеческих ресурсов и повышенного контроля за исполнением поручений со стороны руководства организации. В настоящее время в России развернуто большое количество малых и крупных проектов, касающихся различных отраслей экономики. Разворачивание всех процессов на проекте идет довольно быстрыми шагами, поэтому необходимость быстро и четко создать делопроизводственную базу имеет огромное значение.
Специфика аудитории участников семинара: технические компании (нефтяная, химическая, строительная отрасль, металлургия, энергетика).
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
Для нового сотрудника:
-
- Кто является ответственным за документооборот в компании/проектной группе?
- Какова технология подготовки писем и иных документов для согласования?
- Кто является лицом, подписывающим документы?
- Какова форма переписки (письма на бумажных носителях, официальные электронные письма, простая переписка без регистрации и т.п.)?
- Кем осуществляется контроль исполнения поручений руководителя?
- Какое место хранения корреспонденции и документации по проекту?
Для опытного сотрудника:
-
- Какие нормативные регламентирующие документы имеются в вашей компании по осуществлению документооборота?
- Равномерно ли распределены нагрузки на специалистов по документообороту?
- Какие этапы работы вы считаете слабыми в процессе?
- Насколько легко сотрудники могут самостоятельно найти и использовать необходимые документы?
- Как развита в компании система контроля поручений и качество ее исполнения?
В проектной деятельности одним из факторов является преемственность стадий проекта и, в итоге, передача результатов проекта конечному пользователю – эксплуатанту продукта проекта. В проектной команде появляются новые работники, уходит и перемещается персонал; проектные документы могут использовать в своей работе корпоративные центры и другие проектные команды – для этого необходима понятная, независимо от стадии проекта и уровня и статуса пользователя, определенная на электронном ресурсе База данных документации по проекту.
Программа:
1. Актуальность вопроса документационного обеспечения управления проектами в современной России. Основные нормативно-методические документы по управлению проектами и нормативно-методическая база. Основные функции и роли участников проекта.
2. Основные характеристики проекта как системы управления. Организация управления проектами. Управление проектом: содержание, сроки, затраты, риски, поставки, качество. Последовательность процессов управления проектами. Управление коммуникациями в проекте. Управление персоналом проекта.
3. Документационное обеспечение проектов. Основные документы, оформляемые при реализации проектов, содержание. Разработка плана и устава проекта. Документирование стадии инициации проекта. Особенности состава документации и документирование стадий выполнения и завершения проекта.
4. Анализ документооборота: тип документооборота в компании, общий объем документации, человеческие ресурсы, административные ресурсы, наличие или внедрение системы электронного документооборота, требования руководства к документообороту в компании.
5. Матрица рассылки корреспонденции и технической (графической) документации. Определение состава участников, ответственных за направление работы.
6. Матрица распределения ответственных за направления, дисциплины, блоки работы – технический документооборот.
7. Создание интуитивно понятной базы данных проектной документации: ОРД, корреспонденция (переписка), техническая документация. Принципы наименований электронных файлов документов. Подготовка регламентирующей процедуры.
8. Основы построения системы контроля исполнительской дисциплины. Эффективный контроль распределения поручений (наложение резолюции) и контроль за исполнением поручений (статус исполнения документа).
9. Принципы хранения проектной документации.
Корпоративное обучение может проводится на выбор Заказчика:
- в аудиториях нашего Центра
- в офисе (учебных классах) Заказчика
- на удобной для Заказчика территории (загородный санаторий, конференц-зал и другое).
Обучение возможно в любое удобное для Вас время – в том числе в выходные и праздничные дни.
Продолжительность корпоративного обучения согласовывается с Заказчиком.
Стоимость корпоративного обучения зависит от количества дней обучения, уровня сложности подготовки корпоративной программы обучения, квалификации и уровня преподавателя, удаленности региона проведения корпоративного обучения, количества обучаемых и набора дополнительных услуг, заказанных Вами (печать и брошюрование раздаточного материала, изготовление бейджей, аренда технического оборудования, организация питания и т.д.).
Возможно составление предложения в рамках Вашего бюджета на обучение.
Телефон для справок по программе +7 (916) 849-2571, e-mail: info@ditad.ru