Методология и методика архивного дела: практические приемы и рекомендации

ПРОГРАММА ПРАКТИКУМА
«МЕТОДОЛОГИЯ И МЕТОДИКА АРХИВНОГО ДЕЛА: ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ«

1. Понятие и функции архива: государственные и негосударственные архивы, архивы источников – комплектования государственных архивов и организаций, не являющихся источниками комплектования. Методика и методология отнесения организаций к источникам комплектования государственного архива.

(Ответим на вопросы: чем архив отличается от архивохранилища? Зачем они нужны организации? Чем отличается архив источников – комплектования государственных архивов и организаций, не являющихся источниками комплектования? Почему одни организации передают все документы на архивное хранение, другие организации выборочно, а какие-то вообще не передают)

2. Комплаенс в сфере документооборота: требования Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и практика применения.

(Ответим на вопросы: какая статья определяет правовой статус Архивного фонда Российской Федерации; чем отличается временное хранение от постоянного с точки зрения закона; как выстроить внутренний комплаенс-процесс так, чтобы требования ст. 17 о сохранности выполнялись автоматически)

3. Методические указания и рекомендации в сфере архивного дела.

• методология архивного дела;
• методики в архивном деле;
• отличие методических рекомендаций от методических указаний;
• место инструкций и положений в системе архивного дела;

(Ответим на вопросы: какой документ имеет большую юридическую силу при проверках — Методические рекомендации ВНИИДАД или ваша внутренняя Инструкция; можно ли отклоняться от Методических указаний без штрафа; чем Положение об архиве отличается от Инструкции по делопроизводству и почему нельзя совмещать их в одном документе; как правильно применять «Примерную номенклатуру дел», если структура вашей компании не совпадает со структурой из примера)

4. Систематизация документального фонда организации

4.1. Документальный и архивный фонд

•  понятие документального и архивного фонда организации: их взаимосвязь и отличия;
•  отличие архивного фонда организации от Архивного фонда Российской федерации;
•  методология определения архивного фонда;
•  методика определения архивного фонда: экспертиза ценности документов, функции и состав экспертной комиссии, технология работы;
•  методология определения сроков хранения документов при наличии различных Перечней со сроками хранения или отсутствии ведомственного перечня.

(Ответим на вопросы: почему согласно новой методологии ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с 1 января текущего года статус «архивного документа» присваивается любой зафиксированной на носителе информации практически сразу после завершения его оперативного цикла, научим понимать, что далеко не каждый «архивный документ» пополнит Архивный фонд Российской Федерации, почему 80-90%  документов вашей компании никогда не попадут в Архивный фонд Российской Федерации и как законно их уничтожить; чем «Экспертная комиссия» отличается от просто «собрания начальников» и как оформить её решение, чтобы оно имело юридическую силу)

4.2. Номенклатура дел организации

— виды номенклатуры дел, особенности составления и назначения, номенклатура дел отрасли, а также территориально разобщенных предприятий или организаций с филиальной сетью;

•    методические рекомендации по составлению типовых и примерных номенклатур дел;
•    выбор структуры (классификационной схемы) номенклатуры дел;
•    методика индексации дел (при различных структурах и функциях), понятие резервного номера;
•    методика составления заголовков дел (принципы составления, заголовки однородных дел);
•    методика томирования дел;
•    методика определения сроков хранения документов по различным Перечнями и нормативно-правовым документам;
•    включение подлинников и копий в номенклатуру дел и технология работы с ними;
•    переходящие дела: понятие и отображение в номенклатуре дел и в описи);
•    итоговая запись к номенклатуре дел: назначение, обязательность, особенности подсчета переходящих дел и копий дел.

(Ответим на вопросы: чем типовая номенклатура дел отличается от примерной, и почему их нельзя просто скопировать для своей организации без адаптации? Как правильно выбрать структуру (по отделам или по функциям), чтобы не переделывать индексы при каждой смене директора или слиянии департаментов? Нужно ли отдельно индексировать руководство и отделы? Как составить заголовок дела так, чтобы он был юридически точным, но не занимал три строчки; нужно ли включать в номенклатуру копии документов или только подлинники, и как это влияет на итоговую запись? Являются ли должностные инструкции переходящими делами и как их отобразить в номенклатуре дел? В чем отличие заголовка дела от дела, как физического объекта, как это влияет на его учет? Научим определять сроки хранения документов)

5. Систематизация архивного фонда организации и его учет

• комплекс учетных документов архива;
• методология создания описей, связь номенклатуры дел и описи;
• различия методик составления для разных типов описей;
• оформления дела для передачи в архив и его учет в описи дел структурного подразделения;
• методика построения классификационной схемы описи;
• методика заполнения описательной статьи описи (учетный номер, индексы дел, заголовки, порядок определения и написания крайних дат дела; подсчет листов в деле)
• порядок составления сводной архивной описи;
• включение в опись дополнительных дел;
• правила уничтожения дел с разными сроками хранения.

(Ответим на вопросы: как номенклатура дел превращается в архивную опись и почему нельзя просто переписать заголовки из одной таблицы в другую? Есть ли делопроизводство в архиве и зачем нужен научно-справочный аппарат? Чем отличается систематизация дел в описи дел постоянного хранения от описей по личному составу? Как правильно заполнить описательную статью, если крайние даты документов внутри дела не совпадают с годом в заголовке? Что делать со сводной описью, если вы нашли забытое дело прошлых лет — как законно включить его в уже утвержденный документ? Каков юридически безопасный алгоритм уничтожения дел, когда в одном томе оказались документы с разными сроками хранения? Можно ли вместо описи дел структурного подразделения составить Акт-приема передачи дел в архив? Может ли не быть номенклатуры дел, а быть только описи дел?)

Практикум: составление номенклатуры дел и различных видов описей: структурного подразделения, годового раздела описи и сводной архивной описи)

Итоговая аттестация