В период с 28 сентября по 30 октября 2015 года состоялось корпоративное обучение секретарей ОАО «НЛМК» в г.Липецке по программе «Делопроизводство и деловой этикет в работе секретаря-помощника руководителя». Обучение провели лучшие преподаватели нашего Центра: Иритикова Вера Степановна (вопросы составления и оформления документации, номенклатура дел), Доронина Лариса Алексеевна и Тетерина Татьяна Николаевна (деловые коммуникации, мастерство телефонного общения и деловой этикет).
Цель обучения – познакомить секретарей подразделений с основными правилами документирования, научить работе с архивом компании, правильному взаимодействию с сотрудниками и управлению автоматизированными системами, обрабатывающими информацию.
В ходе семинара участники узнали и о моделях взаимодействия в межличностном общении, о типах темперамента, о том, как возможно применение этих знаний в деловых разговорах, а также прошли тест по указанной теме.
— Данное массовое обучение для секретарей Липецкой площадки проводилось впервые. Цель обучения заключалась в ознакомлении с новыми методами и современными тенденциями в области документационного обеспечения управления (ДОУ), — комментирует Елена Марковна Гахова, начальник контрольной инспекции НЛМК. — Акцент был сделан на наиболее актуальные в настоящий момент вопросы документоведения, в частности, ведения номенклатуры дел и порядка передачи дел на архивное хранение. Вопросы, рассматриваемые на семинаре, особенно актуальны в настоящее время в связи с планируемой на комбинате и предприятиях Группы НЛМК модернизацией существующей системы электронного документооборота и пересмотром стандарта по организации и ведению делопроизводства. Благодаря высокому уровню организации обучения, привлечению высококвалифицированных преподавателей из Москвы, семинар способствовал получению секретарями знаний и информации, необходимой для дальнейшей работы в условиях возросших требований к подготовке специалистов в области ДОУ. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество в проведении подобных обучающих мероприятий.
Немаловажную роль в работе секретаря играет его внешний вид. Известно также, что 90% информации о человеке формируется в первые 90 секунд общения с ним. Поэтому слушателям рассказали об основных требованиях к дресс-коду, правилах делового этикета, о том, как задать тон дальнейшему контакту и установить так называемый «климат доверия».
Отдельный обучающим блока была представлена информация о ведении телефонных переговоров, технике телефонного общения. Основные правила телефонного этикета и корпоративные стандарты телефонного общения – также те знания и компетенции, которыми должен владеть любой секретарь.
Кроме того, на занятии секретари знакомились с планированием конференций. Для этого рассматривалось формирование повестки дня и подготовки материалов к совещаниям, заседаниям, переговорам, способы оповещения участников о времени и месте проведения мероприятия, повестке дня, регистрация участников. Такой семинар позволил участникам комплексно рассмотреть свою профессию, увидеть собственные слабые стороны и научиться новому.