(Продолжение, начало см. )
6. Что федеральным органам исполнительной власти следует учитывать при установлении сроков хранения контенту социальных сетей?
Контент социальных сетей с большой вероятностью подпадает под определение «федерального документа». Государственные органы должны идентифицировать официальные документы и определить, как они будут управляться. Многие документы в социальных сетях будут временного срока хранения, включая документы сиюминутной ценности, кратковременного и длительного хранения. Некоторым документам может быть даже установлен постоянный срок хранения, — например, блогу высокопоставленного руководителя государственного органа.
После того, как государственный орган идентифицировал определенный контент социальных сетей как федеральные документы, ему следует определить, применимы ли к этому контенту существующие указания по срокам хранения, в том числе Типовые перечни документов (General Records Schedules, GRS). Если контент не охватывается существующими нормативными документами, то следует разработать новое указание по срокам хранения и действиям по их истечении. Желательно, чтобы государственный орган разработал новое указание по срокам хранения, если пользователи социальных сетей обогащают контент путем добавления комментариев, метаданных или иной информации, которая становится частью полного документа. Если государственный орган меняет характер использования им инструмента, относящегося к числу социальных сетей, то это может повлиять на ценность информации как документа. Государственным органам следует подумать о регулярном анализе и пересмотре своих инструментов такого рода и соответствующих указаний по срокам хранения.
См. подробнее: