Доронина Л.А.
Деловые письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного обращения к адресату письма, а заканчиваться – заключительной формулой вежливости.
Обращение – этикетная языковая формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма.
Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать в теме письма. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.
Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.):
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
Официальный характер носит и формула обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма:
Уважаемый господин Королев!
Уважаемая госпожа Смолякова!
Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству:
Уважаемый Юрий Михайлович!
Уважаемая Ирина Николаевна!
Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором и адресатом письма, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях.
При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение:
Уважаемые господа!
Господа!
Это же обращение используется в устном общении в официальной обстановке, если аудитория смешанная, т.е. в ней присутствуют и мужчины, и женщины.
При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение: Уважаемые коллеги!
Обращение не является обязательным элементом письма, его целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.
Не следует в служебной переписке использовать обращение «Дорогой …!» или «Дорогие …!». В русском языке слово «дорогой» означает: такой, к которому испытывают привязанность, нежность, любовь, близкий сердцу, милый. В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться определенная дистанция, поэтому слово «дорогой» здесь неуместно.
К заключительным этикетным фразам относятся устойчивые языковые обороты, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограниченных возможностей адресата и т. д., например:
Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый …!», оно должно заканчиваться заключительной этикетной формулой «С уважением,», которая печатается на 2-3 интервала ниже текста, без абзаца:
С уважением,
Генеральный директор Личная подпись О.Н. Крылов
Обращение и заключительные фразы составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная фраза «С уважением, ».
Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение, фамильярность и других подобных отношений, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие эмоциально-экспрессивную окраску:
К счастью, наши опасения не подтвердились.
Очень рады оказать Вам услугу.
К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашение.
С наилучшими пожеланиями…