Центр профессионального образования ДИТАД
Совершенствование знаний и информационная поддержка высококвалифицированных кадров,
способных решать профессиональные вопросы любой степени сложности

+7 (495) 505-29-85

+7 (916) 849-25-71

info@ditad.ru

Справочно-информационные документы предприятия и их оформление.

Доронина Л.А.

 Акт – документ, составленный комиссией в целях подтверждения имевших место фактов или событий. Акт, как правило, составляется комиссией, которая может быть постоянно действующая или назначенная руководством. Приступив к работе, члены ко?миссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его ре?гулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражаются коли?чественные данные.

Акты имеют ряд разновидностей в зависимости от их назначения. Акт, как правило, оформляется на бланке организации. Место и дата составления ак?та должны соответствовать месту и дате актируемого события. Некоторые раз?новидности актов требуют утверждения. Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати?рующей. В вводной части указывают основание для издания приказа, состав комиссии. Фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке и нумеруют арабскими цифрами. В обязательном порядке указываются должности предсе?дателя и членов комиссии.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведения комиссией работы. Текст констатирующей части делится на три со?ставные элемента. В первом смыслом абзаце указывают место и период работы комиссии. Во втором смысловом абзаце указывают характер и результаты про?веденной работы. В заключительном абзаце, который носит рекомендательный характер, указывают при необходимости выводы и предложения по установ?ленным фактам. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к утверждению.

Как правило, акт составляется в трех экземплярах. Первый направляется в вышестоящую организацию, второй руководителю организации, а третий подшивается в дело. В конце текста акта в виде приложения могут быть указа?ны документы, на основании которых проводилась работа данной комиссии (объяснительные и докладные записки, счета-фактуры, накладные и т.д.).

Основную часть документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объясни?тельные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно- распорядитель?ным документам. Информация, содержащаяся в них, необязательна к исполне?нию, она может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведе?нию.

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Поэтому в тексте докладной записки четко выделяют?ся две части.

Первая констатирующая (описательная) в которой сообщаются факты, и вторая – где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе ра?бот. Такие записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные за?писки сообщают выполнение заданий, планов, указаний, работ.

В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учрежде?ния, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделе?ния, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с ука?занием должности. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписыва?ется руководителем учреждения.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне. Такие служебные записки мо?гут содержать определенную просьбу, предложение. Следует помнить, что слу?жебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностно?го статуса. Оформляются служебные записки, так же как и докладные.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо собы?тия. По содержанию объяснительные записки делятся на две группы.

Объяснительные записки составляются по унифицированной форме. Они включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной до?кументации (УСОРД) и имеют код 0284070 по Общероссийскому классифика?тору управленческой документации (ОКУД).

К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основ?ному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровож?дают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации. Подписы?ваются такие объяснительные записки руководителями организации.

Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работ?никами для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты состав?ления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки подразделяются на две группы. К первой группе относятся справки, содержащие информацию о фактах и событиях слу?жебного характера. Вторую группу составляют справки, выдаваемые заинтере?сованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридиче?ский факт. В некоторых учреждениях справки являются наиболее многочис?ленным и ежедневно составляемым служебным документом. Это справки о подтверждении места учебы и работы, медицинские справки, архивные справ?ки, справки подтверждающие стаж работы, занимаемую должность, место про?живания и т.д.

Текст информационной справки, выполненной на трафаретном бланке, обычно начинается с указанием фамилии, имени, отчества лица, о котором со?общаются сведения. В конце справки дается наименование учреждения, куда она представляется или делается пометка «представляется по месту требова?нию». Справки информационного характера подписывают лица ее составившие и несущие ответственность за представленные сведения.

. Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, подписи заве?ряются печатью. В зависимости от адресата справки могут быть внешними и внутренними.

Основные реквизиты внешней справки:

  • наименование организации;
  • название вида документа (СПРАВКА)
  • дата;
  • индекс;
  • заголовок к тексту (о чем);
  • текст;
  • адресат;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть);
  • подпись.

Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги. Состав рекви?зитов внутренней справки тот же, только на месте наименования организации будет наименование структурного подразделения.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информа?ции на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть и юридическими и физическими лицами. Все виды служебных писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответа и письма, не требующие ответа. Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа – письмо – не пишется.

В соответствии с Государственным стандартом 6.30-2003 «Унифициро?ванные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» су?ществует несколько способов адресования документов в зависимости от кон?кретной управленческой ситуации. На документе реквизит «Адресат» распола?гают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если доку?мент оформляется на угловом бланке, и справой стороны на уровне реквизита «дата» на продольном бланке.

Для упрощения работы с документов письмо должно содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Обычно текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины составления письма, а в основной части излагается цель письма.

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным по изло?жению, не содержащим ненужных сокращений. Все логические элементы письма выделяются абзацами. Объем письма не должен превышать двух стра?ниц, в исключительных случаях допускается не более пяти страниц машино?писного текста.

Текст может быть представлен:

  • от третьего лица единственного числа (Компания сообщает…);
  • от третьего лица множественного числа («Руководство института и студенты приглашают….);
  • от первого лица единственного числа («Прошу ….);
  • от первого лица множественного числа («Просим…»).

Письмо оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр оформляется на бланке письма, подписывается руководителем предприятия или структурно?го подразделения и отправляется адресату, второй подшивается в дело. Визы заинтересованных лиц проставляются на копии письма, остающейся в организации.

В настоящее время существует несколько разновидностей писем. Основными из них являются:

  • сопроводительное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-извещение;
  • рекламное письмо;
  • письмо приглашение;
  • письмо-подтверждение;
  • письмо-напоминание;
  • гарантийное письмо;
  • письмо-претензия;
  • письмо-запрос;
  • письмо-ответ;
  • циркулярные письма.

Сопроводительное письмо. Информирует адресат о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. В сопроводительном письме разъ?ясняется цель посылаемого документа или характер исполнения последнего. Текст может начинаться словами «направляем…», «представляем на согласование» и др. Данное письмо обязательно должно содержать реквизит «Отметка о наличии приложения».

Информационное письмо. Это разновидность письма-извещения, свое?временно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свер?шившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референ?та или секретаря. При большой значимости событий подписывает руководитель предприятия или заместитель. Объем письма может варьироваться.

Письма-извещения. В них что-либо сообщается или утверждается.

Письма-приглашения. Могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом тексты или трафареты, в которых заполняются от руки лишь фамилия имя отчество приглашенного, вре?мя и день события, на которое приглашается адресат.

Гарантийные письма. Данные письма представляют собой обязательст?во безусловной оплаты работы или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями подписывает главный бухгалтер.

Письмо-запрос, письмо-ответ следует рассматривать как форму реали?зации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в пись?ме-запросе предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе. Письмо-ответ может начинаться с выделения на первый план того вопроса или аспекта информации которому в письме-запросе уделялось основное внимание, но ни один пункт запроса не должен остаться без ответа.