Организация внедрения системы электронного документооборота

Доронина Л.А.

 Когда в компании принимают решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), у специалистов часто возникает вопрос: «С чего начать?».

Выбирая пути решения этого вопроса, необходимо учитывать, что, если автоматизировать документооборот без предварительного его упорядочения, то, скорее всего, работа с документами не усовершенствуется. Автоматизированная система – это только инструмент, который помогает облегчить некоторые рутинные операции в работе с документами, но не решает основные наболевшие проблемы компании, такие как:

• постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов;
• длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки;
• недостаточный уровень исполнительской дисциплины;
• потери бумажных документов;
• неструктурированное и неэффективное хранение документов и др.

Для того чтобы внедрение системы электронного документооборота (СЭД) прошло более успешно, необходимо провести ряд первоочередных мероприятий по упорядочению и совершенствованию системы ДОУ:

Проведение диагностики документационных процессов в компании.

На данном этапе происходит выявление и анализ важных проблем в функционировании системы ДОУ компании, экспертиза и объективная оценка существующей системы делопроизводства, выявление более значимых проблемных участков и поиск возможных путей преодоления возникших проблем.

По результатам исследования формируются выводы о текущем состоянии дел и выносятся предложения по повышению эффективности системы делопроизводства, формулируются требования к оптимизации и совершенствованию системы ДОУ, определяются приоритеты и способы практического осуществления намеченных мероприятий. По итогам диагностики чётко обозначаются цели, задачи, принципы и подходы к оптимизации и совершенствования системы ДОУ и построению системы электронного документооборота.

Разработка организационных основ проектирования системы ДОУ и построения системы электронного документооборота.

Данный этап включает в себя:

•  систематизацию, классификацию и унификацию состава документов;
• построение маршрутизации документов;
• проектирование систем учета/регистрации и контроля исполнения документов;
• оптимизацию процедуры согласования;
• построение системы отчетности;
• актуализацию нормативной базы ДОУ и номенклатуры дел компании.

На этом этапе разрабатывается пакет нормативных и методических документов, регламентирующих процедуры обработки, передачи, учета/регистрации, контроля и анализа исполнительской дисциплины, архивирования и обеспечения сохранности документов, в том числе с учетом применения информационных технологий; формируется методика организации работы с электронными документами.

Особого внимания здесь заслуживает регламентация деятельности службы ДОУ, выбор ее организационной структуры. В условиях функционирования электронного документооборота  роль, статус и численность службы ДОУ должны измениться.

Результатом работ на данном этапе будет являться спроектированная, апробированная и готовая к внедрению полнофункциональная система ДОУ компании, формализованная в системе разработанных внутренних нормативных документов.

Разработка и реализация автоматизированного решения системы ДОУ.

Выработка автоматизированного решения ДОУ включает два варианта действий на выбор:

• разработка критериев оценки системы и выбор готового программного продукта;
• разработка индивидуальной автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) для конкретной компании.

В первом варианте осуществляется окончательный выбор системы, представленной на рынке программных продуктов, которая будет развертываться на разработанную методологию системы ДОУ и поддерживать ее в рабочем режиме.

При выборе второго варианта – разрабатывается техническое задание на создание модели АСДЭД, концептуальная схема автоматизированного решения, проводится тестирование рабочей модели АСДЭД и подготовка ее к полномасштабному внедрению.

Перед началом внедрения АСДЭД разрабатываются регламенты работы в системе, порядок работы с электронными документами, проводится обучение персонала.

Обучение персонала

Если каждый сотрудник компании будет понимать и осознавать свою роль и ответственность в работе с документами, знать схемы документационных процессов и  технологию документооборота своей компании, то внедрение СЭД пройдет значительно легче. Всем известно, как сильно «тормозит» развитие СЭД «человеческий фактор». Страх перед «новым», скорее всего, от непонимания, непонимание появляется от незнания, а знания получают через обучение. Чем больше внимания в компании будет уделяться обучению персонала, тем проще будут развиваться информационные и коммуникативные связи внутри компании, тем выше будет корпоративная культура персонала в работе с документами.