Центр профессионального образования ДИТАД
ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА
ЭФФЕКТИВНО. ДОСТУПНО. ПРОФЕССИОНАЛЬНО

Напишите нам:

info@ditad.ru

Технология индексации документов

Доронина Л.А.

 Индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения. Индексация документов производится при их регистрации.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков – арабские цифры.

При индексации документов используются:

  • ? список структурных подразделений с их условными обозначениями;
  • ? перечень документов, не подлежащих регистрации;
  •  классификаторы постоянных корреспондентов;
  • ? номенклатура дел.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителейили только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

  • условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
  • номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
  •  порядкового номера документа при регистрации.

 

Принятые в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 расположение составных частей индекса следующее: 124/02-03, где

124- порядковый номер

02- номер дела по номенклатуре

03- информация о корреспонденте, исполнителе и т.д. (например, 03- отдел кадров).

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел.

Так, индексом документов, формируемых в дела только по видам (приказы, протоколы, распоряжения) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например, индекс протоколов заседаний Совета директоров и протоколов заседаний Общего собрания акционеров может различаться:

№ 1 с/д – первый протокол заседания Совета директоров.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например, 28-К или 12 л/с (личный состав) К приказам по личному составу относятся приказы о приеме или о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

Однако приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. Документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «дата».

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Отдел кадровПРОТОКОЛ

21.03.2004 № 15

Отдел кадровПРОТОКОЛ № 15

от 21.03.2004

Следует учесть, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах года отдельно по поступающей и отправляемой документации. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию.

Наименование организации

Вх. № ___________

Дата______________

 

Желательно, чтобы документы регистрировались однократно в день поступления, подписания или утверждения.