Проектный документооборот

Бизнес-семинар, в корпоративном формате, от 12 часов

Уникальность проектной деятельности связана всегда с факторами дефицита времени и человеческих ресурсов и повышенного контроля за исполнением поручений со стороны руководства организации. В настоящее время в России развернуто большое количество малых и крупных проектов, касающихся различных отраслей экономики. Разворачивание всех процессов на проекте идет довольно быстрыми шагами, поэтому необходимость быстро и четко  создать делопроизводственную базу имеет огромное значение.

Специфика аудитории участников семинара: технические компании (нефтяная, химическая, строительная отрасль, металлургия, энергетика).

АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

Для нового сотрудника:

• • Кто является ответственным за документооборот в компании/проектной группе?
  • Какова технология подготовки писем и иных документов для согласования?
  • Кто является лицом, подписывающим документы?
  • Какова форма переписки (письма на бумажных носителях, официальные электронные письма, простая переписка без регистрации и т.п.)?
  • Кем осуществляется контроль исполнения поручений руководителя?
  • Какое место хранения корреспонденции и документации по проекту?

Для опытного сотрудника:

• • Какие нормативные регламентирующие документы имеются в вашей компании по осуществлению документооборота?
  • Равномерно ли распределены нагрузки на специалистов по документообороту?
  • Какие этапы работы вы считаете слабыми в процессе?
  • Насколько легко сотрудники могут самостоятельно найти и использовать необходимые документы?
  •  Как развита в компании система контроля поручений и качество ее исполнения?

В проектной деятельности одним из факторов является преемственность стадий проекта и, в итоге, передача результатов проекта конечному пользователю – эксплуатанту продукта проекта. В проектной команде появляются новые работники, уходит и перемещается персонал; проектные документы могут использовать в своей работе корпоративные центры и другие проектные команды – для этого необходима понятная, независимо от стадии проекта и уровня и статуса пользователя, определенная на электронном ресурсе База данных документации по проекту.

Программа:

1. Актуальность вопроса документационного обеспечения управления проектами в современной России. Основные нормативно-методические документы по управлению проектами и нормативно-методическая база. Основные функции и роли участников проекта.

2. Основные характеристики проекта как системы управления. Организация управления проектами. Управление проектом: содержание, сроки, затраты, риски, поставки, качество. Последовательность процессов управления проектами. Управление коммуникациями в проекте. Управление персоналом проекта.

3. Документационное обеспечение проектов. Основные документы, оформляемые при реализации проектов, содержание. Разработка плана и устава проекта. Документирование стадии инициации проекта. Особенности состава документации и документирование стадий выполнения и завершения проекта.

4. Анализ документооборота: тип документооборота в компании, общий объем документации, человеческие ресурсы, административные ресурсы, наличие или внедрение системы электронного документооборота, требования руководства к документообороту в компании.

5. Матрица рассылки корреспонденции и технической (графической) документации. Определение состава участников, ответственных за направление работы.

6. Матрица распределения ответственных за направления, дисциплины, блоки работы – технический документооборот.

7. Создание интуитивно понятной базы данных проектной документации: ОРД,  корреспонденция (переписка), техническая документация.  Принципы наименований электронных файлов документов. Подготовка регламентирующей процедуры.

8. Основы построения системы контроля исполнительской дисциплины. Эффективный контроль распределения поручений (наложение резолюции) и контроль за исполнением поручений (статус исполнения документа).

9. Принципы хранения проектной документации.

Корпоративное обучение может проводится на выбор Заказчика:

• в аудиториях нашего Центра
• в офисе (учебных классах) Заказчика
• на удобной для Заказчика территории (загородный санаторий, конференц-зал и другое).

Обучение возможно в любое удобное для Вас время – в том числе в выходные и праздничные дни.

Продолжительность корпоративного обучения согласовывается с Заказчиком. 
Стоимость корпоративного обучения зависит от количества дней обучения, уровня сложности подготовки корпоративной программы обучения, квалификации и уровня преподавателя, удаленности региона проведения корпоративного обучения, количества обучаемых и набора дополнительных услуг, заказанных Вами (печать и брошюрование раздаточного материала, изготовление бейджей, аренда технического оборудования, организация питания и т.д.).
Возможно составление предложения в рамках Вашего бюджета на обучение.

Телефон для справок по программе +7 (916) 849-2571, e-mail: info@ditad.ru