Центр профессионального образования ДИТАД
Мы ответим на Ваши вопросы по телефону в будние дни (с 0900 до 1800)
или круглосуточно без выходных по e-mail: info@ditad.ru

+7 (495) 505-29-85

+7 (916) 849-25-71

ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами.

Утвержден и введен в действие

Приказом Ростехрегулирования

от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ,

БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.

РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ,

УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

System of standards on information, librarianship

and publishing. Information and documentation.

Guidelines for standards drafters records management

requirements in standards

ISO 22310: 2006

Information and documentation – Guidelines for standards

drafters records management requirements in standards

(IDT)

ГОСТ Р ИСО 22310-2009

 

Дата введения

1 июля 2010 года

 

Предисловие

 

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ “О техническом регулировании”, а правила применения национальных стандартов Российской Федерации – ГОСТ Р 1.0-2004 “Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения”.

 

Сведения о стандарте

 

1. Подготовлен Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела “ВНИИДАД” на основе аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”.

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст.

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 “Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования куправлению документами” (ISO 22310:2006 “Information and documentation – Guidelines for standards drafters records management requirements in standards”, IDT).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном Приложении ДА.

5. Введен впервые.

 

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе “Национальные стандарты”, а текст изменений и поправок – в ежемесячно издаваемых информационных указателях “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

 

Введение

 

Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.

В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.

Цель настоящего стандарта – содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям последовательности и функциональной совместимости.

Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований, представленных в ИСО 15489.

Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.

Технические комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.

 

1. Область применения

 

Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

Примечание. Значение термина “стандарт” в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.

 

2. Нормативные ссылки

 

В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты. При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.

ИСО 15489-1:2001. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information and documentation – Records management – Part 1:General)

ИСО/ТО 15489-2:2004. Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2, Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines)

ИСО 23081-1. Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles)

ИСО/МЭК Руководство 2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (ISO/IEC Guide 2, Standardization and related activities – General vocabulary)

МЭК 82045-1. Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045-1, Document management – Part 1: Principles and methods)

ИСО/МЭК Директивы. Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов (ISO/IEC Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards).

 

3. Термины и определения

 

В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.

 

4. Общие принципы

 

4.1. Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489

Типовые требования, установленные в ИСО 15489, включают в себя:

– требования к созданию документов (правила документирования) – требования, определяющие, какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);

– требования к хранению документов – требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как организовать их уничтожение;

– требования к доступу к документам – требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и как регулируются права доступа;

– требования к обеспечению сохранности документов – требования, определяющие условия доступа и использования документов;

– требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;

– инструменты или процедуры управления документами – средства типа схем метаданных, схем классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.

4.2. Дополнительные требования

Дополнительные требования включают в себя:

– целесообразность – специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является недостаточной;

– совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.

 

5. Руководство по разработке и структуре требований

к управлению документами, устанавливаемых в стандартах

 

5.1. Общие положения

Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК. Часть 2, которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.

В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая следующие аспекты:

– термины и определения;

– согласованные общие элементы;

– использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;

– ясность изложения (как текста, так и оформления);

– отсутствие повторений и противоречий.

Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.

Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3).

5.2. Специфические отраслевые требования

5.2.1. Общие положения

Там, где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.

5.2.2. Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)

a) Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.

b) Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).

c) Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей).

5.2.3. Спецификация разработки (техническое задание)

В случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1, п. 3.16), следует указать ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.

5.2.4. Работа с отступлениями

Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.

5.3. Модель управления документами, структура и общие элементы

5.3.1. Общие положения

Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.

Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.

5.3.2. Соответствие модели и структуре ИСО 15489

Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.

Выбранная модель должна включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:

a) пользователям в понимании этих принципов и применении систем управления документами;

b) разработчикам стандартов в построении последовательной и логической структуры.

Существующие модели требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели. Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами в стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами, разработанными другими техническими комитетами.

Примечание. Примеры использования этих моделей приведены в ИСО 15489.

 

5.3.3. Общие элементы

Если технический комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к другим стандартам.

При формировании типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта ИСО 15489.

 

6. Типовые элементы требований к управлению документами

 

Цель применения систем управления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены в ИСО 15489.

 

Таблица 1

Типовые элементы требований к управлению документами

 

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

?Основная область?  Общий элемент требований   ?Типовой элемент содержания?

?   применения   ?                             ?        требований        ?

?   требований   ?                             ?                          ?

?  к управлению  ?                             ?                          ?

?  документами   ?                             ?                          ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Создание       ? Административные правила,   ? Требования к созданию    ?

?документов      ?определяющие, какие документы?документов.               ?

?                ?должны быть созданы          ? Правила ведения деловых  ?

?                ?и объединены в систему       ?операций.                 ?

?                ?документов. Кроме того,      ? Правила классификации.   ?

?                ?административные правила     ? Правила индексирования.  ?

?                ?для контроля статуса         ? Требования к созданию    ?

?                ?документа в течение всего его?метаданных                ?

?                ?жизненного цикла и средства  ?                          ?

?                ?для классификации            ?                          ?

?                ?и индексирования документа   ?                          ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Хранение       ? Административные правила    ? Специфические требования ?

?документов      ?контроля хранения и          ?к хранению, например:     ?

?                ?уничтожения документов,      ? – юридические, налоговые,?

?                ?включая сроки хранения       ?финансовые;               ?

?                ?и экспертизу ценности        ? – политика организации   ?

?                ?                             ?деловых операций;         ?

?                ?                             ? – интересы других        ?

?                ?                             ?заинтересованных сторон;  ?

?                ?                             ? – история организации;   ?

?                ?                             ? – культурные требования  ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Доступ к       ? Административные правила    ? Ответственность за доступ?

?документам      ?контроля и регулирования     ?включает в себя:          ?

?                ?доступа к документам         ? – аспекты безопасности   ?

?                ?и их использования           ?(физические и логические);?

?                ?                             ? – гарантии того, что     ?

?                ?                             ?обеспечение доступа       ?

?                ?                             ?не ставит под угрозу      ?

?                ?                             ?целостность               ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Обеспечение    ? Административные правила    ? Правила перемещения      ?

?сохранности     ?контроля выбора формата      ?(миграции) документов.    ?

?документов      ?документов и процессов,      ? Правила выбора           ?

?                ?связанных с обеспечением     ?программного обеспечения. ?

?                ?воспроизводимости документов ? Руководящие принципы     ?

?                ?и возможностью их            ?для выбора формата        ?

?                ?восстановления.              ?документа.                ?

?                ? Требования к созданию и     ? Требования к метаданным  ?

?                ?сбору метаданных о действиях,?                          ?

?                ?производимых при работе      ?                          ?

?                ?с документами                ?                          ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Системы,       ? Системы, создающие и        ? Системы должны быть:     ?

?создающие и     ?управляющие документами,     ? – надежными;             ?

?управляющие     ?должны обладать качествами,  ? – целостными;            ?

?документами     ?гарантирующими               ? – легкими в применении;  ?

?                ?(обеспечивающими) полноту    ? – полными;               ?

?                ?(неизменность) содержащихся  ? – упорядоченными         ?

?                ?в них документов и их        ?                          ?

?                ?соответствие требованиям     ?                          ?

?                ?организации в отношении учета?                          ?

?                ?и контроля                   ?                          ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Инструменты    ? Инструменты и процедуры     ? Эти инструменты могут    ?

?и процедуры     ?управления должны быть       ?включать в себя:          ?

?управления      ?разработаны так, чтобы       ? – схемы метаданных;      ?

?документами     ?поддерживать структуры       ? – схемы классификации;   ?

?                ?управления документами,      ? – процедуры хранения     ?

?                ?требуемые в системах         ?документов;               ?

?                ?управления                   ? – схемы классификации    ?

?                ?                             ?уровней безопасности      ?

?                ?                             ?и доступа;                ?

?                ?                             ? – перечни сроков         ?

?                ?                             ?хранения;                 ?

?                ?                             ? – соответствующие органы ?

?                ?                             ?власти и управления       ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

? Ответственность? Ответственность за          ?                          ?

?                ?информацию должна быть       ?                          ?

?                ?распределена и оцениваться   ?                          ?

?                ?в соответствии с контекстом  ?                          ?

?                ?деловой деятельности         ?                          ?

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

 

 

 

 

 

Приложение ДА

(обязательное)

 

СВЕДЕНИЯ О СООТВЕТСТВИИ ССЫЛОЧНЫХ МЕЖДУНАРОДНЫХ СТАНДАРТОВ

ССЫЛОЧНЫМ НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Таблица ДА.1

 

Обозначение ссылочного
международного
стандарта
Степень
соответствия
Обозначение и наименование
соответствующего национального
стандарта
ИСО 15489-1:2001 IDT ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “Система
стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие
требования”
ИСО/ТО 15489-2 <*>
ИСО 23081-1 IDT ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009 “Система
стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Процессы управления документами.
Метаданные для документов. Часть 1.
Принципы”
ИСО/МЭК Руководство 2 <*>
МЭК 82045-1 <*>
ИСО/МЭК Директивы.
Часть 2
<*>
<*>  Соответствующий  национальный  стандарт  отсутствует.   До   его
утверждения рекомендуется использовать перевод на  русский  язык  данного
международного  стандарта.  Перевод  данного   международного   стандарта
находится в Федеральном информационном фонде  технических  регламентов  и
стандартов.

Примечание.  В  настоящей  таблице  использовано  следующее  условное
обозначение степени соответствия стандартов:
– IDT – идентичный стандарт.